يعد نظام المعلومات من أهم النظم الموجودة في المؤسسة، والتي تقوم بدور تنظيمي ووظيفي ودور استراتيجي، والذي من خلاله تتمكن المؤسسة من تسيير العمليات المحددة، وإنجاز الأهداف المخططة، ويتجسد هذا الدور في إدراك المؤسسة لمدى أهمية المعلومات كونها موردًا أساسيًا لكل مؤسسة، وبالتالي كيفية إدارة نظام يعمل على تيسير هذه المعلومات وهو نظام المعلومات.
ونتيجة للتطورات الكبيرة التي حدثت في الكثير من منظمات الأعمال من حيث اتساع نشاطاتها وكبر حجمها وما يترتب على ذلك من توليد كم كبير من البيانات المتنوعة، فقد نشأت الحاجة إلى استخدام الحاسبات الإلكترونية بهدف التمكن من تشغيل تلك البيانات وإنتاج المعلومات منها من خلال الاستفادة من الإمكانات والقدرات الهائلة والمتنوعة التي تتسم بها تلك الحاسبات. لذلك ففي الغالب يرتبط وجود نظام معلومات الموارد البشرية في الوقت الراهن بوجود الحاسبة الإلكترونية، إذ إنها تسمح بجعل عمليات التخزين والتكامل والتبادل واسترجاع المعلومات الممكنة- اقتصاديًا وفنيًا- سهلة وسريعة، ومن أجل الوصول إلى معلومات كافية ودقيقة في الوقت المناسب يتعين على المسؤولين عن إدخال الحاسب الآلي في نظم معلومات الموارد البشرية مراعاة بعض الاحتياطات والمتطلبات الإدارية والاقتصادية والفنية وكذلك الاحتياجات الاجتماعية.
يلعب نظام معلومات الموارد البشرية دورًا حاسمًا وهامًا داخل المؤسسة، فإنه يعد عنصرًا حيويًا، إذ إنه على أساس المعلومات التي ينتجها هذا النظام يتم اتخاذ القرارات الاستراتيجية والفورية للمؤسسة، لذلك فمن الضروري أن يكون النظام متطورًا لكي يواكب كافة التغيرات التي تحدث على مستوى البيئة الداخلية والبيئة الخارجية، وأن يكون قادرًا على مواجهة العقبات والتحديات من أجل اتخاذ القرارات الصحيحة السليمة سواء التي تتعلق بإدارة الموارد البشرية أو تلك التي تتعلق بالمنظمة بشكل عام، وبالتالي توفير الوقت وتقليل التكاليف.
وهناك مجموعة من فوائد نظم معلومات إدارة الموارد البشرية يتمثل أهمها في استثمار المورد المعلوماتي في المنظمات والتحكم في كافة المعلومات فيها، وربط كل الأطراف المنتجة للمعلومات في المنظمة باتخاذ القرار، والإمكانية على تشارك وتبادل المعلومات والتحاور من خلال الشبكات، والاتصالات داخل المنظمة وخارجها وعلى المستوى العالمي.
